Privacyverklaring – Coachpraktijk KwispelCoaching

1. Inleiding

Coachpraktijk KwispelCoaching hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens worden verzameld, waarom deze worden verwerkt en welke rechten betrokkenen hebben.

Coachpraktijk KwispelCoaching verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Verantwoordelijke voor de verwerking

Coachpraktijk: KwispelCoaching
Contactpersoon: Anouk Doffer
Adres: Wentelaar 18
Postcode en plaats: 1617 JZ, Westwoud
E-mail: anouk@kwispel-coaching.nl
Telefoon: 0610450066
Website: www.kwispel-coaching.nl

Coachpraktijk KwispelCoaching is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

3. Persoonsgegevens die worden verwerkt

Coachpraktijk KwispelCoaching kan de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Informatie verstrekt tijdens intake of coaching
• Notities van coachingsgesprekken
• Factuur- en betalingsgegevens
• IP-adres en websitegebruik
• Eventueel andere gegevens die je zelf verstrekt tijdens de coaching

Coachpraktijk verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor het coachingstraject en de cliënt hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

4. Doeleinden van de gegevensverwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• het uitvoeren van coachingstrajecten
• het plannen en beheren van afspraken
• communicatie met cliënten
• het voeren van een (financiële) administratie
• het versturen van facturen
• het verbeteren van de dienstverlening
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen

 

5. Rechtsgrond voor verwerking

Coachpraktijk KwispelCoaching verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende wettelijke grondslagen:

• uitvoering van een overeenkomst (coachingstraject)
• toestemming van de betrokkene
• wettelijke verplichting
• gerechtvaardigd belang

Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, kan deze toestemming te allen tijde worden ingetrokken.

 

6. Bewaartermijnen

Coachpraktijk KwispelCoaching bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

De volgende bewaartermijnen worden gehanteerd:

• Administratie en facturen: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Coachingsdossiers en notities: maximaal 2 jaar na afronding van het traject, tenzij anders afgesproken
• Contactaanvragen via e-mail of website: maximaal 1 jaar

Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

 

7. Delen van persoonsgegevens met derden

Coachpraktijk KwispelCoaching verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor:

• de uitvoering van een overeenkomst
• het voldoen aan een wettelijke verplichting

Voorbeelden van partijen waarmee gegevens gedeeld kunnen worden:

• boekhouder of accountant
• boekhoudsoftware
• e-mailprovider
• cloudopslagdiensten
• websitehosting

Met partijen die persoonsgegevens verwerken in opdracht van coachpraktijk KwispelCoaching wordt een verwerkersovereenkomst gesloten.

8. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Indien persoonsgegevens worden verwerkt door partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgt coachpraktijk KwispelCoaching ervoor dat passende waarborgen worden getroffen, bijvoorbeeld door het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Coachpraktijk KwispelCoaching neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens van cliënten, opdrachtgevers en overige betrokkenen te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, misbruik of andere onrechtmatige verwerking.

9.1 Vertrouwelijkheid

• Alle cliëntinformatie wordt vertrouwelijk behandeld
• Alleen bevoegde personen hebben toegang tot persoonsgegevens
• Gegevens worden uitsluitend verwerkt voor coachdoeleinden, administratie en wettelijke verplichtingen

9.2 Geheimhoudingsplicht

• De coach heeft een geheimhoudingsplicht met betrekking tot alle cliëntgegevens
• Informatie wordt alleen gedeeld met derden na expliciete toestemming van de cliënt, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt

9.3 Toegangsbeheer

• Accounts zijn persoonlijk en worden niet gedeeld
• Sterke wachtwoorden worden gebruikt en periodiek gewijzigd
• Waar mogelijk wordt tweestapsverificatie (2FA) toegepast

9.4 Apparatuur en systemen

• Computers en mobiele apparaten zijn beveiligd met wachtwoorden of biometrische beveiliging
• Apparatuur wordt automatisch vergrendeld bij inactiviteit
• Besturingssystemen en software worden regelmatig bijgewerkt

9.5 Antivirus en beveiligingssoftware

• Op alle apparaten wordt actuele antivirus- en antimalwaresoftware gebruikt
• Firewalls zijn ingeschakeld

9.6 Versleuteling

• Gevoelige gegevens worden waar mogelijk versleuteld opgeslagen
• E-mailverkeer met gevoelige informatie wordt beveiligd verzonden indien noodzakelijk

9.7 Back-ups

• Regelmatig worden back-ups gemaakt van administratieve en cliëntgegevens
• Back-ups worden beveiligd opgeslagen
• Toegang tot back-ups is beperkt tot bevoegde personen

9.8 Cloudopslag

• Indien gebruik wordt gemaakt van cloudoplsag, gebeurt dit uitsluitend via betrouwbare leveranciers met passende beveiligingsmaatregelen en AVG-conforme verwerking

9.9 Fysieke beveiliging

• Papieren dossiers worden bewaard in afsluitbare kasten
• Werkruimtes zijn buiten openingstijden afgesloten
• Bezoekers hebben geen onbeheerde toegang tot vertrouwelijke informatie

 

10. Datalekken

10.1 Meldprocedure

Bij een vermoeden van een datalek worden direct passende maatregelen genomen om verdere schade te beperken.

10.2 Registratie

Datalekken worden intern geregistreerd inclusief:

• Aard van het lek
• Getroffen gegevens
• Genomen maatregelen
• Eventuele meldingen aan betrokkenen of toezichthouder

10.3 Meldplicht

Indien wettelijk verplicht wordt een datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

 

11. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht om:

• inzage te krijgen in hun persoonsgegevens
• persoonsgegevens te laten corrigeren
• persoonsgegevens te laten verwijderen
• verwerking te laten beperken
• bezwaar te maken tegen verwerking
• hun gegevens over te dragen (dataportabiliteit)

Verzoeken kunnen worden ingediend via: anouk@kwispel-coaching.nl

Coachpraktijk KwispelCoaching zal binnen vier weken reageren op een verzoek.

 

12. Klachten

Indien een betrokkene van mening is dat coachpraktijk KwispelCoaching persoonsgegevens onjuist verwerkt, kan contact worden opgenomen via bovengenoemde contactgegevens.

Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de
Autoriteit Persoonsgegevens.

 

13. Cookies en websitegebruik

De website van coachpraktijk KwispelCoaching kan gebruikmaken van cookies om de website goed te laten functioneren en het gebruik te analyseren. Indien analytische of marketingcookies worden gebruikt, wordt hiervoor vooraf toestemming gevraagd via een cookiebanner.

 

 14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Coachpraktijk KwispelCoaching behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie wordt altijd op de website gepubliceerd.

Laatste update: 01-06-2026